Das Sekretariat ist zusammen mit dem Empfang erste Anlaufstelle für alle Besucher. Es übernimmt die Korrespondenz des DFK Paris, die Terminkoordination der Direktion und der Institutsräume und die Koordination der gesamten Veranstaltungsorganisation in direkter Zusammenarbeit mit den wissenschaftlichen Abteilungsleitern und Hilfskräften.

Die Serviceeinheit Öffentlichkeitsarbeit versteht sich als zentrale Verbindung für die interne und externe Kommunikation des Instituts. Sie koordiniert die wissenschaftliche Mediation, sorgt für den Informationsaustausch mit anderen Forschungsinstituten, organisiert die Public Relations und entwickelt sie konzeptionell weiter, pflegt die Kontakte zur Presse und produziert die zahlreichen Medien und Social-Media-Auftritte des DFK Paris.

Die Informationstechnologie unterstützt die Abteilungen des DFK mit einer modernen und sicheren IT-Infrastruktur. Sie stellt zentrale Services bereit, plant Prozesse und betreut interne PC-Arbeitsplätze, Gästenetzwerke und virtuelle Arbeitsumgebungen. Sie bietet Beratung, Konzeption und gegebenenfalls Umsetzung von Datenbanken und Systemen für die kunsthistorische Forschung. Hinzu kommt eine intensive Kooperation mit den Schwesterinstituten innerhalb der Max-Weber-Stiftung, um Beschaffungs- und Entwicklungsprojekte zu optimieren.

• Webmail: https://mail.dfkg.org/owa
• Cloud: https://cloud.dfkg.org
• Citrix: https://citrix.dfkg.org
• Issue tracker: https://issues.dfkg.org

Die Verwaltung des Instituts ist verantwortlich für Budgetplanung und -steuerung,  Personalbetreuung und -entwicklung sowie das Funktionieren der Immobilie. Sie entwickelt organisatorisch die internen Abläufe und Arbeitsbedingungen weiter und prüft ihre Qualität. Sie fördert den intensiven Austausch mit deutschen, französischen und internationalen Einrichtungen, Projektpartnern und Drittmittelgebern.